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Informationsschreiben für Bewerber über die Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß §§ 17 und 18 DSG-EKD

 

Sehr geehrte Bewerber/innen,

mit diesem Schreiben möchten wir als potenzieller Arbeitgeber (verantwortliche Stelle) Sie als Bewerber/innen (im Folgenden „Bewerber“ genannt) darüber informieren, dass wir, die

Zentrale Diakoniestation im Dekanat Altdorf gGmbH,
Altdorfer Straße 5-7,
90537 Feucht,

Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“ genannt) nach den Vorgaben des Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) verarbeiten. Sie sind als Bewerber betroffene Personen (auch „Betroffene“ genannt) im Sinne § 4 Nr. 1 DSG-EKD.

Dabei ist zwischen § 17 DSG-EKD (unmittelbare Datenerhebung) und § 18 DSG-EKD (mittelbare Datenerhebung) zu unterscheiden:

  • Unmittelbare Direkterhebung (§ 17 DSG-EKD) bedeutet Datenerhebung mit Kenntnis oder unter direkter Mitwirkung des Betroffenen.
  • Mittelbare Datenerhebung (§ 18 DSG-EKD) bedeutet Datenerhebung in Unkenntnis oder ohne Mitwirkung des Betroffenen.

Folgende Informationspflichten hat der potenzielle Arbeitgeber gegenüber dem Bewerber:

  1. Informationen nach § 17 Abs. 1 und § 18 Abs. 1 DSG-EKD

    Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen die nachfol-genden Informationen nach § 17 Abs. 1 DSG-EKD und § 18 Abs. 1 DSG-EKD mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:

    1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters

      Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Ver-antwortliche und damit die Geschäftsführung. Bei uns im Unternehmen ist das:

      Peter Fischer (Geschäftsführer)

      Zentrale Diakoniestation im Dekanat Altdorf gGmbH
      Altdorfer Straße 5-7
      90537 Feucht

      Tel.: +49 9128 7390-96
      Fax: +49 9128 7390-98

      E-Mail:

    2. Kontaktdaten des externen, betrieblichen Datenschutzbeauftragten und der internen Datenschutzkoordinatorin

      Unser externer, betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist:

      Rechtsanwalt Thomas Costard
      Rechtsanwaltskanzlei Costard
      Kanzlei für IT-Recht und Datenschutz
      EUROCOM Businesspark
      Lina-Ammon-Straße 9
      90471 Nürnberg

      Telefon: +49 911 7903034
      Telefax: +49 911 7903035
      E-Mail:
      Webseite: www.it-rechtsberater.de

    3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

      Die Verarbeitung (insbesondere Erfassen, Nutzen, Speichern, Übermitteln) Ihrer Bewerberdaten erfolgt ausschließlich zum Zweck einer Stellenbesetzung im Bewerberauswahlprozess (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses), um Ihre Eignung in Bezug auf die beworbene Stelle zu prüfen und Sie ggf. zu einem Vorstellungsgespräch einladen zu können.

      Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung können neben § 49 DSG-EKD insbesondere § 6 Nr. 5 DSG-EKD (Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und § 6 Nr. 6 DSG-EKD (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

      Eine weitere Rechtsgrundlage kann die Einwilligung des Bewerbers im Sinne des § 6 Nr. 2 DSG-EKD sein (z. B. Aufnahme in einen sog. Bewerberpool).

    4. Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

      Falls die Verarbeitung auf Grund des § 6 Nr. 8 DSG-EKD zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erfolgt, ist dies dem Bewerber mitzuteilen. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise ein rechtliches, wirtschaftliches oder ideelles Interesse sein, dessen Legitimation im Rahmen einer Abwägung der Interessen des Beschäftigten im Einzelfall entschieden werden muss.

      Vorliegend erfolgt die Datenverarbeitung grundsätzlich nicht auf Grund eines berechtigten Interesses

    5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

      Gemäß § 4 Nr. 11 DSG-EKD können Empfänger Ihrer Daten natürliche oder juristische Personen, Behörden oder Einrichtungen sein.

      So können Ihre Daten an die zuständigen Stellen des Unternehmens weitergeleitet werden.

      Zudem können die Daten an externe Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Beratungs-, Entsorgungs- und Datenvernichtungs- oder Abrechnungsdienstleister) weitergegeben werden. Die von uns beauftragten Dienstleister (Auftragsverarbeiter) wurden von uns sogfältig ausgewählt und geprüft. Zusätzlich schließen wir mit jedem Auftragsverarbeiter eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß § 30 DSG-EKD ab.

      Zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht ist unter Umständen auch die Weitergabe Ihrer Daten an andere Dritte erforderlich (Steuerberater, einen Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Behörden, Banken oder Finanzamt).

      Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nur, wenn Sie uns vorher eine schriftliche Einwilligung gemäß § 49 Abs. 3 DSG-EKD erteilt haben.

    6. Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen

      Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert. Eine Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet grundsätzlich nicht statt.

      Falls es bei der Verarbeitung Ihrer Daten zur Übermittlung an Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums oder Dienstleister aus Ländern außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittstaaten) kommt, prüfen wir, ob ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO vorliegt, oder wir schließen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge, insbesondere die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den EU-Standardvertrag ab.

    7. Kategorien personenbezogener Daten
      Im Verlauf Ihres Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen:

      • Daten zur Identifikation (Name, Vorname, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Religion, Staatsangehörigkeit)
      • Kontaktdaten (Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adresse)
      • Stellenbezogene Daten (Titel/Position, Grad, Status)
      • Berufliche Qualifikation (bspw. Zeugnisse, Zertifikate, Führerschein)
      • Ausweisdokumente (bspw. Personalausweis, Reisepass, Sozialversicherungsnummer, Aufenthaltsgenehmigung, Arbeitserlaubnis)
      • (Freiwillige) Informationen über Ihr Geschlecht, Ihren Gesundheitszustand, Daten, die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber der Regierung erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen
      • Referenzdaten (bisheriger Arbeitgeber, bisheriger Ausbilder)
      • Sonstige Informationen in Ihrem Anschreiben, Lebenslauf und Ihren Zeugnissen oder Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben
      • Im Rahmen von Telefonkonferenzen:
        • Angaben zu eingehenden und ausgehenden Rufnummern, Ländername, Start- und Endzeit
      • Informationen zu Ihrer Gesundheit und/oder Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen, werden nur dann verarbeitet, wenn diese für Ihre Bewerbung relevant sind. Dies geschieht unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen.

  2. Informationen nach § 17 Abs. 2 und § 18 Abs. 1 DSG-EKD

    Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen die nachfolgenden Informationen nach § 17 Abs. 2 (unmittelbare Datenerhebung) und § 18 Abs. 1 DSG-EKD (mittelbare Datenerhebung) mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese verfügt:

    1. Quellen personenbezogener Daten

      Im Regelfall haben Sie uns Ihre Daten selbst mitgeteilt. In diesem Fall ist es wichtig, dass diese Daten richtig sind und dass Sie uns dabei unterstützen, diese auf dem aktuellen Stand zu halten.

    2. Dauer der Speicherung

      Wir speichern Ihre Daten nur so lange, bis die Datenverarbeitung bzw. Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

    3. Ihre Rechte als Betroffene/r

      Sie können jederzeit nach § 19 DSG-EKD Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, Kategorien der möglichen Empfänger sowie die geplante Speicherdauer erfragen. Zudem sind Sie berechtigt, bei Unrichtigkeit der Daten nach § 20 DSG-EKD die Berichtigung zu verlangen.

      Außerdem können Sie nach § 21 DSG-EKD die Löschung der Daten fordern, wenn

      • die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist,
      • Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen haben und eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt,
      • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und es keine vorrangigen, berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten gibt,
      • Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder
      • eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht.

      Darüber hinaus haben Sie nach § 22 DSG-EKD ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 4 Nr. 4 DSG-EKD), wenn

      • Sie die Richtigkeit der Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen,
      • die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung der Daten ablehnen,
      • der Zweck der Verarbeitung sich erledigt hat, die Daten aber zur Geltendmachung von Ihren Rechtsansprüchen notwendig sind oder
      • Sie nach § 23 DSG-EKD widersprochen haben und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

      Des Weiteren haben Sie nach § 24 DSG-EKD das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen erwirken, dass Ihre Daten direkt von einem Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.

      Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken jederzeit zu widersprechen (§ 25 DSG-EKD).

      Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

      Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die genannten Betroffenenrechte geltend machen wollen, dann schreiben Sie uns bitte an:

      Peter Fischer (Geschäftsführer)

      Zentrale Diakoniestation im Dekanat Altdorf gGmbH
      Altdorfer Straße 5-7
      90537 Feucht

      Tel.: +49 9128 7390-96
      Fax: +49 9128 7390-98

      E-Mail:

    4. Bestehen eines Beschwerderechts bei der Datenschutzaufsicht

      Nach § 46 DSG-EKD haben Sie ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSG-EKD verstößt.

      Zuständige Datenschutzaufsicht für die Evangelischen Kirchen in Bayern ist:

      Der Beauftragte für den Datenschutz in der EKD

      Außenstelle Ulm für die Datenschutzregion Süd
      Hafenbad 22
      89073 Ulm

      Telefon: 0731 / 140 593-0
      Telefax: 0731 / 140 593-20
      E-Mail:

    5. Bereitstellung von Daten

      Sofern die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ist dies dem Kunden/ Klienten, dem Geschäftspartner oder dem Interessenten mitzuteilen.

      Vor allem zur Begründung eines Vertragsverhältnisses sind Daten (z. B. Name, Adresse, E-Mal-Adresse) erforderlich. Für die Rechnungsstellung oder Zahlungsabwicklung sind weitere Daten erforderlich (z. B. Rechnungsempfänger, Kontodaten, Rechnungsadresse).

      Wenn Sie uns Ihre Daten für die genannten Zwecke nicht oder nicht mehr zur Verfügung stellen, ist es für uns nicht möglich, den weiteren Kontakt zu Ihnen aufrechtzuerhalten.

    6. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

      Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (§ 4 Nr. 5 DSG-EKD) statt.

  3. Information über eine beabsichtigte Zweckänderung der Datenverarbeitung nach § 17 Abs. 3 DSG-EKD

    Wir werden Ihre Beschäftigtendaten nur zu den oben genannten Zwecken verarbeiten.

    Im Falle einer Zweckänderung der Datenverarbeitung werden wir Sie rechtzeitig vor der Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck informieren.

Sollten Sie weitere Fragen zu den oben angesprochenen Themen haben, unterstützen wir Sie jederzeit gerne.

Freundliche Grüße

Peter Fischer
(Geschäftsführer)